L’ANFH a décidé de simplifier ses process par la dématérialisation de la transmission des demandes de remboursement dans un objectif d’accélérer et fluidifier nos échanges mais également dans son objectif d’atteindre le « 0 papier ».

Depuis juillet 2023, l’ANFH met à votre disposition une GED (Gestion Electronique des Documents) intégrée à Gesform Evolution et sa version allégée (GEA) qui permet d’ores et déjà de charger les pièces justificatives directement dans les demandes de remboursement.

 Une deuxième phase de cet outil, consistant à la validation électronique de toutes vos demandes de remboursement, est déployée progressivement jusqu’au 31 octobre 2024.

Afin de permettre aux utilisateurs de vos établissements de bénéficier de ces nouvelles fonctionnalités, les établissements connectés à la version allégée de l’outil Gesform Evolution GEA basculeront vers Gesform Evolution à la date du 23 septembre 2024. Tous les établissements GEA basculeront en version GE à cette date.

Afin de pouvoir mettre en place la signature électronique, nous vous remercions de renseigner l’identité des ordonnateurs signataires de vos demandes de remboursement dans le tableau de recensement ci dessous. Ce document devra impérativement être retourné par mail au conseiller en gestion de fonds référent de votre établissement pour qu’il puisse procéder à la création des accès ordonnateurs.

 Les signataires renseignés disposeront d’un accès à la fonctionnalité « validation électronique des demandes de remboursement » de Gesform Evolution qui permettra la validation électronique des demandes de remboursement.

 Cette validation électronique ainsi que le chargement de toutes les pièces justificatives nécessaires aux paiements (via la GED Gesform Evolution) évitera les signatures de votre part et ne nécessitera plus la transmission par mail (ou par courrier) de l’ensemble de vos demandes.

 Vous trouverez également ci dessous les guides relatifs à la validation électronique des demandes de remboursement et à la dématérialisation des pièces justificatives.

 En complément de ces guides, des webinaires à destination des utilisateurs de ces nouvelles fonctionnalités sont organisés par l’équipe « Gesform Evolution » du service informatique de l’ANFH, aux dates suivantes :

Webinaire Validation électronique par ordonnateur

Le changement de version de l’outil Gesform Evolution ne génèrera aucune perte de données et il est assorti d’un nombre non négligeable de gains en matière de fonctionnalités tels que :

• Aucune perte de données lors de la migration de GEA vers GE
• Gestion du plan de formation identique à la version GEA (création des DAPEC, candidatures et suivi, engagements, demandes de remboursement)
• Pas de nécessité de suivre à nouveau la formation initiale pour les gestionnaires de formation.
• Participation au plan de formation proposé sur Gesform Evolution.
• Gestion des utilisateurs et des profils à la main de l’administrateur désigné en établissement (par défaut le gestionnaire formation, modifiable selon le choix de l’établissement)
• Possibilité de créer des utilisateurs sur la base d’agent externe, permettant à un utilisateur d’être évaluateur sur plusieurs établissements (ex. direction commune)
• Pouvoir définir un périmètre de droit par agent pour que les autres cadres ne voient pas les entretiens des agents qui ne sont pas sous leur responsabilité
• Options de paramétrages complémentaires liés à la GPMC.
• Validation DES ENTRETIENS PAR L’AIPN possible dans l’outil.
• Nouveaux menus : entretien de formation, élaboration du plan de formation via le recueil des besoins
• Nouvelles Editions liées aux fonctionnalités activées
• Possibilité de mettre en place une interface entre le logiciel RH et Gesform
• Participation aux clubs utilisateurs
• Support auprès de l’équipe dédiée du siège

Pour les établissements s’étant engagés dans la démarche GPMC avec l’outil Gesform Evolution Allégé, un webinaire de présentation par l’équipe GPMC, est prévu le 30 septembre 2024

( 1/2 journée) de 9h30 à 12h (lien Teams ci-dessous).

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