Politique de protection des données des agents de la Fonction Publique Hospitalière

L’Association Nationale pour la Formation permanente du personnel Hospitalier (ANFH) est une association régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est sis 265 Rue de Charenton, 75012 Paris, numéro SIREN 302 695 564. 

Elle est l’organisme paritaire collecteur de la fonction publique hospitalière, agréée par le ministère de la santé pour collecter et gérer les fonds consacrés au financement (Arrêté du 29 juin 2007 portant agrément de l'Association nationale pour la formation permanente du personnel hospitalier en qualité d'organisme paritaire collecteur) :

  • du plan de formation ;
  • des congés de formation professionnelle (CFP), des congés pour Validation des acquis de l'expérience (VAE) et des congés pour Bilan de compétences ;
  • des études promotionnelles ;
  • du développement professionnel continu médical (DPCM) ;
  • et à la formation professionnelle des travailleurs handicapés pris en charge par les établissements et services d'aide par le travail.

En plus, l’ANFH accompagne les établissements adhérents dans le cadre de la gestion des compétences et de la formation professionnelle de leurs agents par la mise à leur disposition d’un logiciel en mode Saas conçu, développé, installé et hébergé par l’ANFH, « Gesform Evolution ».

Dans le cadre de cette démarche, l’ANFH s’engage à protéger la vie privée des Agents de la Fonction Publique Hospitalière dans le respect des réglementations en vigueur et en particulier de la loi n°78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »).

1. définition

Donnée à caractère personnel - toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres ;

Personne concernée - personne physique à laquelle se rapportent les données qui font l’objet du traitement ;

Traitement de données - toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction ;

Responsable du traitement - la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, collecte et traite des données à caractère personnel ;

Sous-traitant - la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;

Destinataire - la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers ;

Tiers autorisés - les autorités légalement habilitées dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication, à demander au Responsable de traitement de leur communiquer des données personnelles ;

Fichier - tout ensemble structuré et stable de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés.

 

2 - CHAMP D’APPLICATION

La présente Politique de protection des données personnelles a pour objectif d’informer les Agents de la Fonction Publique Hospitalière :

  • Des types de données personnelles les concernant que l’ANFH collecte ; 
  • Sur la manière dont leurs données à caractère personnel sont traitées par l’ANFH et ses éventuels partenaires et sous-traitants ;
  • Des conditions et modalités d’utilisation de leurs données personnelles et de leurs droits à cet égard, dans le respect de la législation européenne et française applicables à l’ANFH.

3 - TRAITEMENT DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

L’ANFH traite des données personnelles conformément aux finalités prévues lors de la collecte de données à caractère personnel des Agents. Par ailleurs, l’ANFH pourra être amenée à traiter les données à caractère personnel des Agents pour d’autres finalités que celles prévues ci-dessous, en prenant soin de respecter la législation portant sur la protection des données personnelles.

3.1 Finalités 

Les traitements des données des Agents ont pour finalités de permettre :

  • La gestion des budgets ;
  • Le recensement des besoins ;
  • La mise en œuvre des plans de formation et du DPC ;
  • La gestion des actions multi-établissements ;
  • La gestion des études promotionnelles ;
  • La gestion des dossiers des congés de formation professionnelle (CFP), des congés pour Validation des acquis de l'expérience (VAE) et des congés pour Bilan de compétences (BC) ;
  • Le suivi et le traitement détaillé des dossiers de formation ;
  • La réalisation et la gestion des entretiens CEP ;
  • Les financements et la gestion des différents dispositifs ;
  • La gestion de partenariats ;
  • La clôture de l’exercice ;
  • Le transfert à la Caisse des Dépôts et Consignations des heures de formation décrémentées par les agents au titre du CPF ;
  • La mise à disposition des outils informatiques dans le cadre des formations ;
  • La gestion de l’accueil au niveau des locaux de l’ANFH ;  
  • L’envoi de mailing à des fins d’information ou de communication externe se rapportant au but ou à l’activité poursuivie par l’ANFH, à l’exclusion de toute sollicitation commerciale ;
  • L’inscription et l’envoi de la Newsletter ANFH ;
  • L’organisation d’événements (animation régionale) ;
  • La réalisation d’études à des fins statistiques dans le cadre de ses missions ;
  • La réalisation d’enquêtes auprès des agents ;
  • La gestion des demandes de renseignements de la part des agents ;
  • La gestion des précontentieux et contentieux éventuels avec les agents.

3.2 Base légale

Les traitements des données sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’ANFH conformément à l’Article 6.1 f) du RGPD : permettre aux Agents de la Fonction Publique Hospitalière de bénéficier des formations et accompagner les établissements adhérents, améliorer la qualité de ses services, etc.

Les traitements des données peuvent reposer sur le consentement préalable de l’Agent conformément à l’article 6.1 a) du RGPD ou sur une obligation légale à laquelle l’ANFH est soumise conformément à l’article 6.1 c) du RGPD. 

3.3 Données traitées

Les données à caractère personnel susceptibles d’être collectées sont les suivantes :

  • Identité :  civilité, nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, signature ;
  • Vie personnelle : adresse courriel personnelle, n° de téléphone personnel, adresse postale personnelle, carte grise, NIR (numéro de sécurité sociale), statut familial, compétences ;
  • Vie professionnelle : entité juridique de rattachement, adresse courriel professionnelle, n° de téléphone professionnel, adresse postale professionnelle, statut FPH, matricule RH, n° RPPS, spécialité ordinale, parcours en établissement, date d’entrée et de sortie de l’établissement, ancienneté, niveau d’études, diplômes obtenus, grade, catégorie de rémunération, métier, poste tenu, service, pourcentage de temps de travail, historique des formations, projet professionnel, n° de dossier, organisme de formation, durée, lieu, date et coût de la formation, attestation de présence, évaluation des formations, consommation déclarative heures CPF ;
  • Données économiques : justificatifs de remboursement (transport, hébergement, restauration), RIB, subrogation, bulletins de paie ;
  • Données sensibles : données relevant l’appartenance syndicale (membres des instances de l’ANFH uniquement), reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH).

Certaines données sont obligatoires et d'autres facultatives, comme indiqué lors de leur collecte. Pour rappel, les données sensibles ne sont collectées qu’avec l’accord explicite de l’agent.

3.4 Origine des données

Les données personnelles sont collectées soit directement auprès des personnes concernées, soit indirectement par l’entité juridique à laquelle elles sont rattachées. 

3.5 Personnes concernées

Les traitements concernent les données personnelles des Agents de la Fonction Publique Hospitalière.

3.6 Destinataires

Sont potentiellement destinataires des données :

  • Les personnes habilitées de l’ANFH ;
  • Les personnes habilitées des Etablissements adhérents ;
  • Les personnes habilitées des Organismes de formation professionnelle et/ou des Prestataires en charge de la formation.

Le cas échéant, les éventuels prestataires et partenaires de l’ANFH peuvent avoir accès aux données dans le cadre des contrats encadrant la relation professionnelle avec l’ANFH. L’ANFH exige de tous ses prestataires et partenaires de traiter les données personnelles conformément aux engagements de l’ANFH en matière de confidentialité et de sécurité.

Conformément à la réglementation en vigueur, les données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, etc. Il peut s’agir notamment de la Caisse des Dépôts et Consignations, de l’Agence Nationale pour le Développement Professionnel Continu, des Ministères ou services de l’Etat intervenant au titre de la gestion de la formation, corps de contrôle et commissions d’enquêtes, etc. 

3.7 Transferts des données hors UE et EEE

Les données collectées sont hébergées au sein de l’Union Européenne (en France) et soumises aux actes de l’Union relatifs à la protection des données. Aucun transfert de données à caractère personnel n’est effectué hors de l’Union Européenne ou de l’Espace économique européen (EEE). Néanmoins, l’ANFH ne communiquera des données en dehors de l’Union Européenne que pour satisfaire à ses obligations légales, et notamment si elle en était contrainte par réquisition judiciaire, ou si cela s'avère indispensable à la réalisation de ses activités, dans le respect des dispositions sur la protection des données et la sécurité des informations. L’ANFH prendra toutes les mesures nécessaires à l'observation rigoureuse des garanties par des tiers.

 

4 - DURÉES DE CONSERVATION

L’ANFH conservera les données personnelles dans un environnement sécurisé uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation maximale prévue par la législation applicable en France.

L’intégration des données RH des agents nécessaires au suivi et au traitement de leurs dossiers de formation 

 

Le recensement des besoins

 

La gestion des dossiers de formation

 

Le suivi du parcours de formation de l’agent

Données sous format papier :

- 10 ans à compter de la fin de l’exercice du dernier paiement pour les dossiers retenus

- 2 ans à compter de la fin de l’exercice du refus de financement.

 

Données sous format électronique :

- Jusqu’à la fin de la carrière de l’agent dans la Fonction Publique Hospitalière, sous réserve des informations transmises par les établissements

 

Les documents, justificatifs comptables

10 ans à compter de la clôture de l’exercice

 

Le contenu de l’entretien CEP

3 ans à compter du dernier entretien avec l’agent 

 

Le transfert à la Caisse des Dépôts et Consignations des heures de formation décrémentées par les agents au titre du CPF 

Jusqu’à la fin de la carrière de l’agent dans la Fonction Publique Hospitalière, sous réserve des informations transmises par les établissements

 

La mise à disposition des outils informatiques dans le cadre des formations

 

Le temps nécessaire à la réalisation et au suivi de la formation, dans le respect de la Politique de Protection des données applicable aux outils en question

 

Les données utilisées pour la réalisation des enquêtes

1 an à compter du dépouillement de l’enquête

 

Les données utilisées pour l’envoi des mailings à des fins d’information ou de communication externe se rapportant au but ou à l’activité poursuivie par l’ANFH, à l’exclusion de toute sollicitation commerciale

Tant que l’agent occupe le poste, sous réserve des informations transmises par les établissements

L’inscription et l’envoi de la Newsletter

Tant que la personne concernée ne se désinscrit pas (via le lien de désinscription intégré aux newsletters)

 

La réalisation des études à des fins statistiques dans le cadre de ses missions 

Le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les données ont été collectées ; les résultats des statistiques sont anonymes

 

La gestion de l’accueil / Gestion des demandes de renseignements 

Le temps nécessaire pour gérer la mise en relation avec les interlocuteurs et traiter la demande / pour répondre aux demandes de renseignements

 

La gestion des précontentieux avec les agents

 

 

La gestion des contentieux avec les agents

 

Les dossiers contentieux relatifs aux personnels sont conservés 5 ans avant élimination pour les pièces du dossier de procédure ; 30 ans pour les pièces d’instruction des procès instruits auprès des juridictions civiles et pénales. A l'issue de cette durée de 30 ans, il convient de conserver les spécimens de dossiers.

En l'absence de disposition spécifique, il convient d'appliquer les mêmes durées aux dossiers précontentieux.

5 - DROITS DES PERSONNES

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, l’Agent dispose du droit de demander à l’ANFH l'accès aux données à caractère personnel le concernant, la rectification ou l'effacement de celles-ci, la limitation du traitement de données personnelles. L’Agent dispose également d’un droit d’opposition au traitement de données personnelles pour des motifs légitimes, ainsi que d’un droit d’opposition à ce que les données soient utilisées à des fins de prospection. L’Agent a le droit de demander la portabilité de données dans la mesure où cela est applicable. L’Agent a le droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement des données repose sur son consentement. Enfin, l’Agent a le droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont il entend que soient exercés, après son décès, ces droits.

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de ses données, l’Agent peut contacter notre Délégué à la protection des données (DPD) par voie postale à ANFH – DPD - 265, rue de Charenton, CS 51218, 75578 PARIS Cedex 12, France (nous vous conseillons d’envoyer ce courrier en mode accusé de réception) ou par voie électronique à protectiondesdonnees@anfh.fr. Un justificatif d’identité pourra lui être demandé.

Si l’Agent estime, après nous avoir contactés, que les droits sur ses données personnelles ne sont pas respectés, il peut adresser une réclamation à la CNIL. 

6 – Sécurité

Compte tenu de l’évolution des technologies, des coûts de mise en œuvre, de la nature des données à protéger ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes, l’ANFH met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées et d’assurer un niveau de sécurité adapté au risque.

L’ANFH assure la sécurité de données à caractère personnel des Agents en mettant en place une protection des données renforcée par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques et logiques.

L’ANFH a défini une Politique de protection des données personnelles et informe toute personne agissant sous son autorité qui accède à ces informations de leur caractère confidentiel. En outre, l’ANFH veille à ce que ses prestataires et partenaires susceptibles d’avoir connaissance des données personnelles, respectent la même confidentialité.

7 - MISES A JOUR

La présente Politique est en vigueur depuis le 25 mai 2018, la dernière mise à jour datant du 25 novembre 2021.

Cette Politique de protection des données à caractère personnel est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par l'ANFH, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, règlementaire, jurisprudentielle ou technologique.

Pour vérifier les mises à jour de cette Politique, il convient de consulter régulièrement cette page.

 

 

VOUS AVEZ DES QUESTIONS ?

Le DPD de l’ANFH se tient à votre disposition pour tout renseignement complémentaire quant à l’utilisation de données personnelles vous concernant.
Merci de lui envoyer votre demande par voie électronique à : protectiondesdonnees@anfh.fr ou par voie postale à :,ANFH – DPD - 265, rue de Charenton, CS 51218, 75578 PARIS Cedex 12, France.

Outils et services