ENTRETIEN

Cécile Pilon, responsable du service Achats et Moyens généraux de l’ANFH

Pouvez-vous rappeler en quelques mots ce qu’est LA ForMuLE et en quoi elle s’inscrit dans l’offre de services de l’ANFH ?

Cécile Pilon : LA ForMuLE ANFH, c’est l’acronyme de « Les Achats de Formation Mutualisés en Ligne pour les Établissements adhérents de l’ANFH». Cet outil est directement lié à la mission de centrale d’achat de prestations de formation exercée par l’ANFH pour le compte de ses adhérents, conformément aux règles des marchés publics.
Concrètement, LA ForMuLE permet aux établissements de visualiser l’ensemble de l’offre de formation négociée et contractualisée par l’ANFH, puis de passer leurs commandes de sessions de formation – qu’elles soient organisées en intra ou en inter-établissements – sans avoir à réaliser eux-mêmes une mise en concurrence préalable, puisque celle-ci a déjà été réalisée par l’ANFH.
L’outil vise ainsi à simplifier et sécuriser l’achat de formations, en proposant un cadre contractuel clair et des fonctionnalités comme la recherche multi-critères, la préparation et l’envoi dématérialisé des bons de commande, le suivi des commandes et l’export de données statistiques des commandes effectuées par l’ établissement pour accompagner le pilotage de son plan de formation.

LA ForMuLE, un outil qui évolue avec son temps et les pratiques des établissements
    
Améliorations ergonomiques, optimisation des recherches de prestations, ajout d’une fonctionnalité de simulation budgétaire, facilitation des échanges avec les prestataires pour le suivi des commandes… De nombreuses évolutions ont récemment été apportées à l’outil LA ForMuLE. Associées à un service d’accompagnement lui aussi renforcé, elles visent à mieux répondre aux besoins des établissements et à faciliter la préparation de leur plan de formation, la recherche et la passation de commande de prestations de formation, dans le respect des règles du Code de la commande publique.

Comment les établissements s’approprient-ils LA ForMuLE depuis son lancement fin 2020 ?

Cécile Pilon : L’utilisation de l’outil progresse chaque année et sa prise en mains par les établissements se déroule de façon positive, notamment grâce aux formations d’une demi-journée organisées tout au long de l’année et à l’assistance personnalisée à l’utilisation. À ce jour, plus de 2 000 agents ont été formés à l’utilisation de LA ForMuLE et l’outil enregistrait fin 2024 près de 13 000 commandes, dont plus de 40% passées l’année dernière. Face à ce succès et dans une logique d’accompagnement renforcé, le service des Achats de l’ANFH mobilise désormais deux personnes ressources identifiées, qui assurent notamment l’assistance à l’utilisation de l’outil, joignables via laformule@anfh.fr.

Diffusion d’un guide utilisateur, de tutoriels vidéo, de nombreuses fiches pratiques… Nous enrichissons constamment notre dispositif d’accompagnement des utilisateurs, établissements comme prestataires. Sur la base des retours d’expérience recueillis lors d’entretiens téléphoniques, d’échanges avec nos délégations régionales ou de sessions de formations à l’outil, nous avons également déployé en mai dernier une première vague d’améliorations ergonomiques et fonctionnelles.

« Mieux répondre aux besoins et aux pratiques des établissements, quel que soit leur organisation et leur mode de coopération pour leurs achats de formation. »

En quoi consiste cette vague d’améliorations et quelles sont les principales nouveautés ? 

Elle vise à mieux s’adapter aux réalités organisationnelles des établissements et à la diversité de leurs pratiques d’achat de formation.
Il s’agit également de s’adapter aux nouvelles demandes ainsi qu’à l’évolution des pratiques de formation et des modalités d’apprentissage (webinaires, blended learning…). Rappelons d’ailleurs que parmi les 2 518 modules proposés sur LA ForMuLE, 883 sont des prestations d’accompagnement spécifiquement conçues pour soutenir les établissements dans leurs projets stratégiques tels que la mise en place d’une démarche RSE, démarche QVCT, la gestion des métiers et des compétences ou toute autre démarche d’amélioration continue.

Renommage de certains libellés, optimisation des filtres et de l’interface de la recherche de prestations, ajout de boutons d’action et d’icônes… De nombreuses améliorations ont été apportées pour faciliter la navigation et offrir une recherche de prestations plus rapide et intuitive. À la demande des établissements, une fonctionnalité « Simuler le budget » a aussi été ajoutée pour faciliter la préparation de leur plan de formation. Accessible dès l’écran de recherche, ce simulateur permet, à partir d’une prestation de formation sélectionnée, de visualiser l’ensemble des coûts applicables à sa zone géographique : coût de l'animation (et de sessions supplémentaires le cas échéant), frais de séjour du formateur (transport, hébergement et repas), frais annexes (location de salle, repas des participants)... Les dépenses prévisionnelles liées à l’organisation de la prestation sont simulées précisément et peuvent être exportées au format XLS afin d’être partagées ou utilisées dans les outils de gestion de l’établissement. Ce simulateur budgétaire offre aux établissements une visibilité claire et fiable sur le coût total de la formation, grâce aux tarifs et frais annexes contractuellement fixés par l’ANFH dès la signature du marché. Ainsi, ils peuvent préparer leur plan sans risque de dépassement budgétaire, puisque tous les tarifs et frais annexes sont figés contractuellement. Ces lignes tarifaires sont toutes enregistrées dans l’outil LA ForMuLE et sélectionnables dans le bon de commande en fonction des modalités d’organisation de la formation choisies par l’établissement (lieu de formation, prise en charge des repas des participants, etc.).

Autre nouveauté dans LA ForMuLE : le tableau de bord de suivi des commandes a été entièrement réorganisé (renommage et réagencement des colonnes) et enrichi de nouvelles informations pour améliorer les interactions entre les établissements et les prestataires titulaires d’un marché ANFH. Auparavant, les prestataires ne pouvaient qu’accuser réception et accepter une commande. Ils ont désormais la possibilité d’accepter, de refuser mais surtout de demander une modification si un ajustement est nécessaire : date, ligne de prix, … Ce pilotage plus souple et interactif des commandes facilite le suivi des commandes et des échanges avec les prestataires en tenant mieux compte des besoins des établissements et des réalités du terrain. Cette nouvelle logique d’échange offre une visibilité renforcée qui permet de suivre plus finement le traitement de leurs commandes par les prestataires, pour une gestion optimisée.

Envisagez-vous d’autres développements pour LA ForMuLE ?

Une réflexion autour d’une 2e vague d’améliorations et déjà amorcée. Elle doit permettre d’aller encore plus loin dans l’amélioration de l’ergonomie et d’offrir de nouvelles fonctionnalités pour faciliter la préparation des commandes concernant des groupes de formation organisés en multi-établissements, c’est-à-dire regroupant des agents issus de plusieurs établissements. D’autres sujets vont aussi nous mobiliser, tels que l’utilisation des outils d’intelligence artificielle pour raccourcir les temps de préparation d’une commande ou optimiser les recherches de formation ainsi que l’organisation de clubs d’utilisateurs.
D’ici là, l’ANFH poursuit l’animation de demi-journées de formation en distanciel, à raison de 5 à 6 sessions par mois, pour se former à la prise en main de LA ForMuLE. L’année dernière, nous avons organisé 47 sessions de formation qui ont réuni 234 agents issus de tous les territoires. A ce jour, plus de 2 000 agents ont été formés.