Ces documents sont ensuite consultables dans l’onglet « documents du dossier ».
Afin de retrouver facilement et rapidement un document, voici quelques conseils :
- Intégrer les documents individuellement par nature ( attestation de présence, facture, convention… et non tous les documents à la suite dans le même fichier)
- Sélectionner la bonne nature de document
- Renommer vos fichiers de façon précise ( nom de l’agent, mois correspondants pour les attestations de présence, nature et dates de session pour les justificatifs, par exemple)
- Intégrer les justificatifs de frais de déplacement, conventions et programmes (cela nous permettra de réaliser directement les contrôles aléatoires dans Gesform sans vous solliciter pour l’envoi des documents)
- Intégrer prioritairement les fichiers en format PDF. Cela vous permettra de pouvoir visualiser d’un seul coup tous les documents associés de la demande de remboursement en cliquant sur la loupe. Les documents sous un autre format ne seront pas visibles en version concaténée mais seront téléchargés individuellement
Attention, les noms de fichier ne doivent pas comporter de caractères spéciaux de type (« , ?:;!) au risque de ne pas être lisibles.
D’autres points d’attention sont toujours d’actualité malgré la mise en place de la dématérialisation :
- Joindre obligatoirement à la facture enseignement l’attestation de présence correspondante
- Indiquer dans les demandes de remboursement les dates et heures réelles de départ et de retour de l’agent
- Indiquer le nombre de repas, de nuitées, de titres de transport en utilisant les bons codes frais. Par exemple, ne pas indiquer 1 repas avec un montant cumulé pour plusieurs repas
- Ajuster / solder l’engagement lorsqu’il s’agit du dernier paiement de l’action sur une nature de frais : cela permet de mettre à jour votre suivi financier et d’alléger vos clôtures intermédiaires et annuelles
Vous trouverez ci-dessous une fiche récapitulative de ces bonnes pratiques.
Nous vous rappelons que le guide des bonnes pratiques de remboursement version 2025 est disponible en version dématérialisée pour vous guider et vous aider dans la réalisation de vos demandes de remboursement.
L’équipe des Conseillers en Gestion de Fonds restent à votre disposition pour toute question complémentaire.
