96% des établissements du Limousin utilisent désormais la validation électronique des demandes de remboursements et téléchargent l’ensemble des justificatifs associés aux dossiers dans GE.

Pour les derniers établissements, merci de prendre contact avec votre Conseillère en gestion de fonds pour la mettre en place rapidement.

Pour un travail collaboratif efficient entre les établissements et l’ANFH, nous vous rappelons les informations à saisir avec précision lors de la création de la demande de remboursement :

• Indiquer les dates et heures réelles de départ et de retour de l’agent : cela permet d’identifier le droit de l’agent en nombre d’AR, de repas, de découchés… pour mémoire, le droit n’est ouvert que lorsque l’agent se forme en dehors de ses résidences administrative et familiale ;

• Indiquer les quantités de repas/nuitées en utilisant les bons codes frais de GE : par exemple, ne pas indiquer 1 repas avec un montant cumulé pour plusieurs repas ;

• Ajuster l’engagement lorsqu’il s’agit du dernier paiement de l’action sur une nature de frais : cela permet de mettre à jour votre suivi financier ;

• Télécharger les justificatifs de présence : attestation de présence ou feuilles d’émargement émis par l’organisme de formation ;

• Télécharger les justificatifs de frais de déplacement : repas, hébergement, transport en commun… Ces justificatifs sont à joindre dans les documents associés, à la création de la demande de remboursement. Pour les retrouver plus facilement ultérieurement, nous vous conseillons de bien choisir la nature du document dans la liste de GE et de les nommer en indiquant la période concernée.

 Exemples :
•    Pour une attestation de présence : AP 05-2025 (avec le nom de l’agent si besoin)
•    Pour les justificatifs : FD 05-2025 (avec le nom de l’agent aussi si plusieurs agents dans la DAPEC)

• Pour faciliter la lecture des justificatifs, pensez si possible à les scanner par ordre chronologique et à l’endroit ;

• De même, les documents PDF chargés sous GE ne doivent pas comporter dans leurs noms des caractères spéciaux de type (", ? : ; !) au risque de ne pas être lisibles lors du traitement de vos demandes ;

• En ce qui concerne les demandes de remboursement de frais de traitement, merci de joindre directement les titres de recettes avec les demandes. Compte tenu de la simplification des calculs avec la forfaitisation de frais de traitement, nous ne faisons plus de contrôle des montants au préalable. Tous les éléments doivent être indiqués sur les titres : numéro de DE, numéro de DAPEC, nom agent si EP et période concernée. De plus, afin d’éviter tout blocage et paiement différé, nous vous conseillons de ne faire qu’un titre de recettes par demande de remboursement. 
   

Vos Conseillères en Gestion de Fonds restent à votre disposition pour tout complément d’information.