Il reste un peu moins de 3 mois avant la clôture de l’exercice 2018. Ainsi, dans l’attente du calendrier de clôture, afin d’optimiser l’utilisation de votre enveloppe et d’échelonner votre charge de travail, nous vous invitons à actualiser vos dossiers dès que possible :

• Créer les dossiers de prise en charge manquants, y compris les formations pluriannuelles commençant en 2018, et réaliser les engagements de dépenses pour les établissements disposant du logiciel GESFORM.
• Réajuster les engagements des dossiers en cours ou terminés,
• Transmettre les annulations de groupes de formations qui ne se dérouleront pas en 2018,
• Relancer les organismes pour obtenir les factures de frais d’enseignement ainsi que les attestations de présence,
• Relancer les agents pour obtenir les justificatifs de frais de déplacement,
• Traiter les DENM 2017 en attente,
• Adresser vos demandes de remboursement à l’ANFH.

D’autre part, afin de vous aider à préparer au mieux cette opération, nous vous rappelons quelques principes de gestion concernant les Dépenses Engagées Non Mandatées (DENM) : toute formation commençant sur un exercice doit être saisie sur cet exercice et les dépenses y afférant doivent être réparties prorata temporis. Une facture concernant deux exercices (par exemple une formation universitaire) ne peut pas être affectée à un seul exercice de dépenses.

Toutes les demandes de remboursement de frais de déplacements devront être envoyées à la délégation régionale le 11 janvier 2019 au plus tard. Il n’y aura aucune constitution de DENM pour cette catégorie de frais. Merci d’en informer les agents concernés.

Par ailleurs, nous vous rappelons que la génération d’une DENM doit être justifiée par une attestation de présence et/ou feuille d’émargement ainsi que par une convention de formation pour les frais pédagogiques.

RAPPELS A L’ATTENTION DES UTILISATEURS DU LOGICIEL GESFORM :

Création de sessions de formation dans GESFORM :

• La mise en place du nouveau logiciel Gesform Evolution à l’ANFH implique que les dates de chaque session doivent correspondre exactement aux dates réelles de formation.
• Merci donc de créer dans GESFORM autant de sessions que de départs pour les formations en discontinu et de mettre à jour la durée exacte prévue pour chaque session avant d’effectuer une demande de paiement (y compris une demande d’avance de frais), sachant qu’il n’est plus possible de modifier ensuite les éléments de la session concernée.

N’hésitez pas à contacter votre conseillère en gestion de fonds pour tout renseignement complémentaire.