Une grande partie des établissements du Limousin utilisent désormais la validation électronique des demandes de remboursements et téléchargent l’ensemble des justificatifs associés aux dossiers dans GE. Voilà une belle avancée ! (nous invitons les établissements qui n’ont pas encore intégré ces procédures de simplification à contacter leurs Conseillères ANFH afin d’en planifier l’accès au plus vite !).

Pour un travail collaboratif efficient entre les établissements et l’ANFH, nous vous rappelons les informations à saisir avec précision lors de la création de la demande de remboursement :
-    Indiquer les dates et heures réelles de départ et de retour de l’agent : cela permet d’identifier le droit de l’agent en nombre d’AR, de repas, de découchés…pour mémoire, le droit n’est ouvert que lorsque l’agent se forme en dehors de ses résidences administrative et familiale
-    Indiquer les quantités de repas / nuitées en utilisant les bons codes frais de GE : par exemple, ne pas indiquer 1 repas avec un montant cumulé pour plusieurs repas
-    Ajuster l’engagement lorsqu’il s’agit du dernier paiement de l’action sur une nature de frais : cela permet de mettre à jour votre suivi financier
-    Télécharger les justificatifs de présence : attestation de présence ou feuilles d’émargement émis par l’organisme de formation
-    Télécharger les justificatifs de frais de déplacement : repas, hébergement, transport en commun…
 

Ces justificatifs sont à joindre dans les documents associés, à la création de la demande de remboursement. Pour les retrouver plus facilement ultérieurement, nous vous conseillons de bien choisir la nature du document dans la liste de GE et de les nommer en indiquant la période concernée.

 Exemples :
•    Pour une attestation de présence : AP 05-2025 (avec le nom de l’agent si besoin)
•    Pour les justificatifs : FD 05-2025
Pour faciliter la lecture des justificatifs, pensez si possible à les scanner par ordre chronologique et à l’endroit.
De même, les documents PDF chargés sous GE ne doivent pas comporter dans leurs noms des caractères spéciaux de type (", ? : ; !) au risque de ne pas être lisibles lors du traitement de vos demandes.

POUR ALLER PLUS LOIN DANS LA DEMATERIALISATION

Découvrez l’interface entre Gesform Evolution et CHORUS Pro

Aujourd’hui, tous les établissements publics ont l’obligation de passer par CHORUS pour récupérer les factures adressées par leurs fournisseurs, y compris les factures de formation.  
L’ANFH a voulu faciliter le traitement de ces dernières et a développé une interface GE- CHORUS PRO qui permet d'intégrer les factures de formation (et uniquement celles-ci) directement dans GE.
Grâce à cet interfaçage, vous pourrez récupérer directement les factures formation à traiter dans GE, plus besoin d’aller les chercher dans CHORUS PRO. Celui-ci permettra de réaliser directement le paiement des factures ORGANISMES (ou PRESTATAIRES) à partir des factures déposées par les organismes de formation sur CHORUS.

Pour découvrir les atouts de cette fonctionnalité, nous vous conseillons de suivre l'un des prochains webinaires interface CHORUS pro – GE proposés aux dates suivantes :

•    26 mai 2025 de 14h à 15h
•    13 juin 2025 de 10h à 11h
•    12 septembre 2025 de 14h à 15h
•    27 octobre 2025 de 10h à 11h
•    14 novembre 2025 de 14h à 15h
 Ces webinaires ne nécessitent pas d'inscription au préalable.

Vous trouverez le descriptif de ces webinaires ainsi que les liens de connexion via les ACTUALITES DE GE :
-    Plan de formation Gesform Evolution pour l’année 2025
-    Fiches Webinaires 2025
-    Webinaire Interface CHORUS Pro – GE page 6 du document
 

Vos Conseillères en Gestion de Fonds restent à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en place de cette évolution du logiciel GE.