La clôture intermédiaire est une étape importante pour faire le point sur vos dossiers de formation du 1er semestre 2023 afin d’optimiser l’utilisation de votre enveloppe, de planifier efficacement vos formations du 2ème semestre et ainsi, alléger la clôture de fin d’année.
1. DENM 2022 : dépenses engagées non mandatées 2022
Envoyer les demandes de remboursement frais d’enseignement des dossiers concernés dès réception de la facture (relancer les organismes si nécessaire) ;
Envoyer les demandes de remboursement frais de traitement ainsi que les titres de recette et attestations de présence ;
2. ENVELOPPE TF 2021
Pour les établissements concernés, envoyer les factures liées aux enveloppes Transformation de la formation (TF) 2021
3. REGLEMENT DES SESSIONS DU 1er SEMESTRE 2023
Créer les dossiers de prises en charge qui ont débuté sur le 1er semestre et les engager
Engager les formations réalisées
Envoyer toutes les demandes de remboursement (enseignement, déplacement dont le solde des avances est en cours, traitement) des formations réalisées ;
Concernant les frais de traitement des études promotionnelles, émettre les DE accompagnées des titres de recette et attestations de présence
Annuler les formations non réalisées qui ne seraient pas reportées sur le 2nd semestre ;
4. OUTILS DE PILOTAGE
Le suivi financier de votre plan de formation (tous postes) pour les formations dont la situation est en cours (EC) ;
Le suivi des DENM 2022 dont la situation est encore en cours (ED)
Le suivi de l’utilisation des recettes
5. LES ACTIONS A MENER :
A) Suivre les sessions du 1er semestre
Récupérer les attestations de présence et/ou liste d’émargement auprès des organismes /formateurs internes
Enregistrer dans GE, les suivis des candidatures sur les sessions du 1er semestre
B) Intervenir sur les dossiers non engagés
Engager les formations réalisées en cohérence avec la convention de formation
Ou modifier les dates des formations reportées
Ou annuler les dossiers non reportés sur le second semestre
C) Solder les sessions du 1er semestre
Modifier les dates des formations reportées
Relancer les agents et les organismes de formation pour la transmission des factures
Solder les avances en cours. Si les agents n’ont pas pu partir en formation, un chèque de remboursement du montant de l’avance, libellé au nom de l’ANFH doit nous parvenir rapidement
Solder les lignes d’engagements lorsqu’il n’y a plus de DE en cours ni de frais à nous transmettre
Etablir les DE (enseignement, déplacement, traitement)
D) Piloter et optimiser le plan
Créer les dossiers du 2nd semestre pour avoir une vision annuelle de la consommation de votre budget
Identifier le volume financier des engagements annuels, des dossiers non engagés et en attente de décision ANFH
Vérifier le solde non reportable : différence entre le nouveau solde et les ARF N++
Optimiser ce solde sur le 2nd semestre : mettre en place d’autres formations, constituer un plan complémentaire, engager des groupes pluriannuels, valoriser les frais non engagés (pédagogie des formations internes ..)
Pour vous aider à identifier les états dans GE/GEA :
MENU / EDITION / SUIVI DES SESSIONS SANS SUIVI OU SANS CANDIDATURE : faire une extraction en Excel brut et trier par date
MENU / EDITION / SUIVI FINANCIER : Choisir la date de fin 31/08/2023 / cocher « sans engagement » / valider
MENU /EDITION / SUIVI FINANCIER : Situation choisir en EC pour « en cours » / date d’arrêté au 30/06/2023
MENU / BUDGET / EDITION : suivi de l’utilisation des recettes (PLAN ou DPCM)
Votre conseiller en gestion de fonds reste à votre écoute et prendra contact avec vous en septembre/octobre pour un nouveau point financier.
