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Construire une politique formation/RH

 

Gérer les compétences est devenu indispensable pour anticiper les évolutions des métiers, les évolutions des organisations et faciliter la mobilité et les carrières professionnelles.
Si en 1971, la Formation professionnelle continue (FPC) était une obligation de l’employeur, le décret du 21 août 2008 permet désormais une co-construction au sein de l’institution avec partage des initiatives, et articulation des différents dispositifs et des moyens d’accès.
La Formation professionnelle tout au long de la vie (FPTLV) constitue un processus essentiel de la Gestion prévisionnelle des métiers et des compétences (GPMC) et encourage la construction de parcours professionnels.

 la formation ?
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La formation est un moyen, intégré à une stratégie d’établissement, de parvenir à l’atteinte de résultats et d’objectifs. Pour chaque formation mise en place, il faut identifier précisément la nature de la formation et l’objectif qu’elle permet d’atteindre : « cette formation (identification de la formation) est mise en œuvre en vue de (objectif de la formation) ».

Les objectifs de formation peuvent être pluriels et divers. Il peut s’agir de développer les compétences des agents (renforcer les expertises ou leurs permettre d’exercer les activités confiées), de soutenir le développement d’une culture commune ou l’intégration des nouveaux embauchés.
Si l’établissement est engagé dans des projets de réorganisation ou de création d’activités (nouveau pôle, informatisation,…) des actions de formation peuvent être organisées pour accompagner les changements et faciliter l’adaptation aux changements d’habitudes et accélérer l’appropriation de nouvelles pratiques de travail.

Enfin, partir en formation permet de diversifier les activités des agents, de rompre avec leurs rythmes de travail, de mettre à jour leurs connaissances et de pratiquer une veille technologique et des pratiques professionnelles. En ce sens, la politique formation peut participer au maintient d’un climat social de qualité.

Formaliser une politique formation
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Une politique de formation exprime les objectifs poursuivis et permet de comprendre les logiques du plan de formation et la finalité des actions qui le composent. Elle est une conséquence de la situation de l’établissement, de ses projets et de sa stratégie et constitue une des réponses aux conditions de leur mise en œuvre.
Il s’agit de faire le lien entre le projet d’établissement, son impact sur les activités (leur nature, leur organisation, les moyens), l’impact des évolutions des activités sur les emplois (contenu des emplois, nombre d’emplois) et l’impact des évolutions des emplois sur les compétences nécessaires (compétences requises par l’évolution des emplois, compétences possédées par les salariés.

La politique formation peut présenter :

  • les objectifs visés par le biais de la formation;
  • les modalités d’organisation : pédagogie, calendrier, planification…;
  • les conditions de réussite et d’évaluation;
  • le budget.

 Recueillir les besoins de formation
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Le recueil des besoins de formation est une étape clé pour l’élaboration du plan de formation. Il est l’affaire de tous (l’agent, le cadre, la commission de formation, la direction, le responsable formation continue (RFC), …).

Un besoin de formation est un écart entre les compétences requises par le métier ou le poste de travail et celles dont dispose effectivement le professionnel, écart qui peut être comblé ou réduit par la formation. Cet écart peut être existant, par rapport aux attendus actuels, et est souvent constaté à l’occasion de l’évaluation des pratiques et / ou des résultats. Il peut également être prévisible, par rapport aux attendus futurs ou avoir été repéré par la GPMC ou découler du projet professionnel ou personnel.

Les besoins relatifs aux attendus du poste de travail actuel ou futur sont explorés tant à l’initiative de l’institution que celle de l’agent, au cours des entretiens de formation conduits par l’encadrement.

Il existe différentes méthodes (questionnaires, entretiens, matrices…) à combiner et adapter suivant les contextes. Pour réussir cette analyse, il faut intégrer les évolutions techniques, organisationnelles et politiques de l’établissement, distinguer envie et besoin de formation et impliquer les différents acteurs concernés (direction, direction des ressources humaines, responsables de service ou de projets, salariés et partenaires sociaux).

Une fois les besoins collectés, le responsable de formation hiérarchise et retient les actions correspondant aux priorités de l’entreprise.

 Elaborer le plan de formation
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Le plan de formation de l’établissement est encadré par le décret du 21 août 2008. Il peut contenir tout ou partie de 6 types d’actions :

- formation professionnelle initiale préparant les personnes sans qualification professionnelle à l’emploi auquel elles accèdent ;

- actions visant le développement des connaissances et de la compétence. Ces actions se décomposent en 3 catégories à distinguer selon leur objectif : adaptation immédiate de l’agent

à son poste de travail (catégorie. 2a), adaptation à l’évolution prévisible des emplois (catégorie 2b), et développement des connaissances et de la compétence et acquisition de nouvelles connaissances et/ou compétences (catégorie 2c) ;

La catégorisation des actions de formation de type 2 (a, b et c) procède d’une opération intellectuelle qui consiste à analyser la situation professionnelle de l’agent (quel métier ?, quel poste ?) et à les confronter aux objectifs et à la finalité de la formation dans le temps.

- Actions de préparation aux examens et concours et autres procédures de promotion interne, études promotionnelles ;

- actions de conversion favorisant l’accès à une nouvelle qualification ou à d’autres activités ;

- actions de préparation à la Validation des acquis de l’expérience (VAE).

Le guide Comprendre et mettre en œuvre la réforme de la formation propose une méthode pour classer les actions de formation (fiche B01).

Le document Plan de formation doit comporter une information relative au Congé de formation professionnelle, au Bilan de compétences, aux actions de VAE, au DIF et à la Période de professionnalisation.

 Chiffrer le plande formation
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Le document de présentation du plan de formation doit comporter une prévision du coût, des cellules de formation (attention : seuls peuvent être financés sur le 2,1 % les coûts pédagogiques, d’hébergement, de transport et de rémunération, à l’exclusion des frais liés à la cellule de formation).

Le budget prévisionnel renseigne sur :

- les coûts de la formation;

- le coût estimé des salaires des stagiaires;

- les frais de déplacements et d’hébergement induits.

Certaines actions peuvent être financées par divers moyens, notamment sur la mutualisation des fonds collectées par l’ANFH.

 Réaliser et suivre le plan de formation
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Le responsable formation organise les actions de formation retenues. Il assure la gestion administrative du plan (déclarations légales, demandes de prise en charge auprès de l’ANFH, conventions de stage avec les organismes…). Il pilote également les tableaux de bord et leurs indicateurs pour contrôler à tout moment où l’engagement de son budget et la réalisation du plan. Les logiciels Gesform et Gesplan, proposés par l’ANFH à ses adhérents, facilitent la réalisation de ces missions.

 Evaluer le plan de formation
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L’évaluation des actions de formation permet de rendre compte des résultats obtenus grâce aux investissements réalisés en formation.

Cette évaluation est intègrée au plan de formation : s’est-il bien inscrit dans la politique de l’établissement ? Les résultats quantitatifs (nombre de salariés formés, d’actions, dépense…) et qualitatifs sont-ils satisfaisants ? Le budget a-il-été maîtrisé ? Le pilotage du processus a-t-il été efficace ? A-t-il intégré l’ensemble des acteurs concernés ?

l’ANFH accompagne la réalisation du plan de formation
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Conseil(s) personnalisé(s), diagnostic, ingénierie, mise à disposition d’outils de pilotage… De l’élaboration à l’évaluation du plan de formation, l’ANFH vous apporte son expertise.

Outre l’accès aux fonds mutualisés, grâce auxquels il est possible d’obtenir des financements complémentaires, l’établissement peut bénéficier de cofinancements externes mobilisés par l’ANFH.

De plus, des actions de formation nationales et régionales “clé en main” adaptées aux priorités des établissements sont proposées par l’ANFH (les AFN, AFR et actions de formations coordonnées).


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